Les xarxes socials a la biblioteca: comuniquem-nos!

La informació és poder però, el mal ús de la informació, què és?

Un desastre, ja us ho dic!

I, el poder que atorga a la persona que en fa un mal ús (entenc per mal ús: no compartir la informació, donar informació obsoleta, utilitzar-la en benefici propi, ser poc curós a l’hora de transmetre-la…), és efímer, molt efímer ( si no inexistent).

Però, pressuposem (sempre! 😉 ) que les fallades, en el flux informatiu, són involuntàries…

Segurament, a les vostres biblioteques (o al vostre lloc de feina, sigui quin sigui) patiu situacions “compromeses” per manca d’informació o per no tenir la informació adequada:

  • Un canvi d’hora d’una activitat
  • La cancel·lació d’una activitat
  • No tenir ni idea que hi havia una activitat
  • No saber qui sóc, ni què faig aquí!

Són només exemples i l’últim (poca broma) pretén reflectir com et sents davant d’un usuari que (però com pot ser?) està més informat que tu.

Quan treballes en un equip cohesionat (petit, perquè la mida sí que importa), amb objectius clars o flexibles, la comunicació és fàcil. La Cris, la Rosana i jo (que com a equip acomplim aquests requisits), quan treballem a Què fem a les biblios?, ens comuniquem per totes les vies possibles (fins i tot per 2 ó 3 canals diferents a l’hora) i funciona! Ara bé, hi ha condicions que ens hem marcat i que sempre respectem: calendaris, sistemes de revisions de publicacions…

“Per a poder improvisar, han d’existir unes normes mínimes que s’han d’acomplir”tweet-graphic-4

La quantitat de problemes, a l’hora de compartir la informació, és proporcional a la quantitat de persones que treballen en un projecte. Dit això (i sembla que sàpiga de què parlo 😉 ), us comparteixo el sistema que vaig idear per a la comunicació interna a la Biblioteca Municipal de Lloret de Mar:

Clica la imatge per veure la presentació.

Comunidades de Google+

A mi, m’agrada molt (però, és clar me l’he currat i ho segueixo fent!) perquè cobreix la majoria de les necessitats de comunicació del dia a dia a la biblioteca.

Crec que funciona bé, en tot cas, la voluntat de comunicar-se, de totes les persones que treballen en un projecte, és l’ingredient indispensable per al bon funcionament de qualsevol sistema.

Hi esteu d’acord? Doncs, comuniquem-nos!

Anuncis

Comunicació interna. Els meus experiments. 4. Google+ (II)

El que hem fet, és centralitzar tota la informació possible a la comunitat.

Com a eina és efectiva: acompleix les nostres necessitats. Caldrà però que els continguts siguin els adequats i estiguin ben organitzats.

Podeu veure el funcionament al Prezi

Llegiu l’ampliació d’aquest article realitzada pel TFM Mis Redes Sociales no son Verticales:

Comunidades de Google+: ventajas e inconvenientes

Comunicació interna. Els meus experiments. 4. Google+(I)

comunaLes proves que hem anat fent, ens han solucionat problemes i han resolt algunes de les necessitats de comunicació que se’ns havien presentat fins al moment. Però seguim treballant de manera dispersa, utilitzant massa eines en funció de què hem de comunicar o, simplement, de les preferències de cadascú.

Si reflexionem sobre quines són les necessitats bàsiques de comunicació actualment, ens trobem amb tres qüestions principals:

1- Comunicació àgil per qüestions quotidianes:

  • Incidències
  • Recordatoris
  • Canvis
  • Avisos

2-  Possibilitat de compartir documents (Google Drive)

3- Construir una agenda diària que ens faciliti saber què, com i on passa cada esdeveniment que es produeix a la biblioteca (quines sales tenim reservades i a qui, quan comença i acaba el muntatge d’una exposició, etc).

I un bon dia, actualitzant la pàgina de la biblioteca a Google+, descobrim les noves comunitats de Google+:


D’entrada, sembla que podríem resoldre fàcilment les qüestions bàsiques de comunicació. Fem la prova: creem la comunitat!

Després dels primers dubtes, relacionats, sobretot, amb qüestions d’ubicació, “ara sóc dins o fora de la comunitat?”, comencem a comunicar-nos i en poc temps arribem a comunicar-nos bé, és a dir, tothom té correctament configurat el correu de Gmail per poder rebre els avisos de les noves publicacions i, en general, hi ha interès perquè el sistema, que agrada a tothom, funcioni.
I ara, què podem fer amb les funcionalitats que ens ofereix la comunitat?

Comunicació interna. Els meus experiments. 2. Provem Google Drive?

Reglaments, protocols… Alguns compartits amb la resta de biblioteques (treballem en xarxa) i altres que neixen a direcció. Sempre però, arriba el moment d’adaptar-los o de modificar-los: cal compartir-los.

Google Drive és una eina adequada per començar a treballar col·laborativament, és fàcil d’utilitzar i estalvia una muntanya de correus d’anada i tornada que tenen com a conseqüència que un document únic es multipliqui generant tantes versions com modificacions se li hagin fet.

Però, no a tots ens agraden les novetats i els canvis i sorgeixen els primers problemes que, normalment, tenen a veure amb dubtes sobre comptes de correu o sobre el fet de no tenir els documents “ben guardats” en una “carpeta segura” de l’ordinador.

Això passa i cal ser pacient i, sobretot, comptar amb el recolzament de la direcció per poder experimentar i fer servir eines que fa mot poc temps, no es contemplaven com a eines de treball habituals.

En general, tothom que comença a treballar col·laborativament en línia, acaba engrescant-se i fins i tot les persones més reticents s’hi acaben acostumant.

La primera experiència, que us explicava ja fa un temps, va tenir bons resultats i m’agrada pensar que va ser la base del sistema de treball que hem acabat utilitzant i que us explicaré aviat.

Més informació: Què és Google Drive?

 

Comunicació interna: els meus experiments. 1

Vaig descobrir la importància de la comunicació interna a les organitzacions, ara ja fa molts anys, mentre vaig treballar a una multinacional americana que cuidava molt la formació del personal. Allà vaig aprendre el terme  “client intern”, per fer referència als treballadors d’una empresa o organització i la importància d’aconseguir-ne el mateix grau de satisfacció que s’intenta aconseguir dels clients “externs”.

La comunicació interna a una organització és una de les claus per assolir l’èxit en qualsevol projecte i un bon sistema de comunicació requereix, com no, una bona planificació que inclogui una anàlisi de la situació, un diagnòstic i un pla d’acció.

Una organització que passa de tenir tres treballadors a tenir-ne deu s’ha de reestructurar des dels fonaments. La comunicació “gairebé sense paraules” que es produeix entre dues persones que treballen juntes set hores al dia, ja no serveix. Cal deixar les coses per escrit, més enllà del correu electrònic. Calen procediments i manuals que permetin consultar allò que no ets capaç de recordar i que et resolguin dubtes de manera ràpida i eficaç.

Els càrrecs directius són els responsables de dissenyar i implementar els plans de comunicació i, per tal de fer-los efectius, cal que disposin de les eines adequades.

És la meva experiència “reconvertint” eines en línia gratuïtes en eines de comunicació interna, amb els corresponents èxits i fracassos, el que us vull explicar partint d’una situació real:

Biblioteca pública amb 10 treballadors

  • Amb necessitats de comunicació a diferents nivells
  • Dos torns diaris: 1 responsable de torn (bibliotecari/a) + 3/4 tècnics/ques auxiliars de biblioteques
  • Diversos grups de treball integrats per personal dels dos torns
  • En procés d’elaboració de reglaments i protocols

Però, quins coneixements té el personal de les eines que vull utilitzar? Quines mancances tinc jo mateixa? És clar, tenim un grup heterogeni, amb habilitats i mancances diverses.

Anirem a pams, doncs…

Español